लेखांकन सॉफ़्टवेयर पैकेज

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सॉफ़्टवेयर पैकेज क्या है: दर्ज़ी की दुकान का उदाहरण

कपड़े बनवाने के तीन रास्ते सोचिए। पहला, बाज़ार से बना-बनाया (रेडीमेड) कुर्ता खरीद लेना: तुरंत मिलता है, दाम तय है, पर माप आपकी नहीं। दूसरा, वही रेडीमेड कुर्ता लेकर दर्ज़ी से अपनी माप पर ठीक करवा लेना। तीसरा, शुरू से दर्ज़ी को बैठाकर अपनी माप और पसंद का कपड़ा सिलवाना: सबसे अनुकूल, पर समय और खर्च अधिक। लेखांकन सॉफ़्टवेयर के साथ भी यही तीन रास्ते हैं (यह समझाने के लिए जोड़ी गई तुलना है)।

भारतीय चार्टर्ड अकाउंटेंट्स संस्थान (ICAI) की मार्गदर्शिका में लेखांकन सॉफ़्टवेयर की परिभाषा यह है: ऐसा कंप्यूटर प्रोग्राम या प्रणाली जो व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुसार लेखा-बहियों को दर्ज करने, सँभालने और उनकी रिपोर्ट बनाने में सक्षम बनाती है। मार्गदर्शिका यह भी जोड़ती है कि सॉफ़्टवेयर की कार्यक्षमता हर उत्पाद में अलग होती है। यानी 'लेखांकन सॉफ़्टवेयर' एक वर्ग का नाम है, किसी एक उत्पाद का नहीं, और परीक्षा में उत्तर वर्ग के गुणों पर आधारित होना चाहिए।

NIOS की पाठ्य-सामग्री के अनुसार कम्प्यूटरीकृत लेखांकन को लागू करने के लिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल होता है, जो डेटाबेस की अवधारणा पर चलता है और आँकड़ों को विश्वसनीय तथा गोपनीय रखता है। पाठ्य-सामग्री यह भी बताती है कि ऐसा सॉफ़्टवेयर लेखांकन दस्तावेज़ तैयार करना, लेन-देन दर्ज करना और तलपट तथा वित्तीय विवरण बनाना, ये तीन बुनियादी काम करता है।

पैकेजों का वर्गीकरण: चार नज़रियों से

किसी विषय को याद रखने के लिए वर्गीकरण सबसे अच्छा सहारा है। लेखांकन सॉफ़्टवेयर को चार आधारों पर बाँटा जा सकता है: स्रोत (कहाँ से आया), जटिलता (कितना एकीकृत), संरचना (कहाँ और कैसे चलता है) और उपयोग का दायरा। ICAI की अध्ययन-सामग्री पहले तीन आधारों के शब्द देती है; नीचे की तालिका में वर्गीकरण दिया है और जहाँ स्रोत में सीधा शब्द नहीं है वहाँ 'विश्लेषण' लिखा है।

लेखांकन सॉफ़्टवेयर के प्रकार

ICAI अध्ययन-सामग्री (अध्याय 3) स्वचालित वातावरण समझने के लिए संरचना (desktop, client-server, web, cloud) और 'in-house बनाम packaged' को देखने को कहती है; ERP को अधिक जटिल और तैयार लेखांकन सॉफ़्टवेयर को अपेक्षाकृत कम स्वचालित बताती है।

ERP और तैयार लेखांकन पैकेज: फ़र्क़ क्या है

तैयार लेखांकन पैकेज की तुलना एक दुकान की बही से और ERP की तुलना पूरी फ़ैक्टरी के नियंत्रण-कक्ष से की जा सकती है (समझाने के लिए जोड़ा गया उदाहरण)। लेखांकन पैकेज का केंद्र खाते, वाउचर और वित्तीय विवरण हैं। ERP यानी एकीकृत संसाधन-नियोजन प्रणाली में क्रय, बिक्री, भंडार, उत्पादन, मानव संसाधन और लेखा एक ही डेटाबेस पर जुड़े रहते हैं, इसलिए किसी एक विभाग की प्रविष्टि दूसरे विभाग तक अपने-आप पहुँचती है। ICAI स्वचालित वातावरण की जिन विशेषताओं को गिनाता है उनमें व्यावसायिक कार्यों के बीच एकीकरण, कम मानवीय हस्तक्षेप, बड़ी मात्रा में लेन-देन का संसाधन, ताज़ा सूचना, बेहतर सुरक्षा और नियंत्रण तथा नेटवर्क से संपर्क शामिल हैं।

जटिलता का असर अंकेक्षण पर भी पड़ता है। ICAI की अध्ययन-सामग्री कहती है कि जो कंपनी एकीकृत ERP इस्तेमाल करती है उसे अंकेक्षण की दृष्टि से अधिक जटिल माना जाता है, जबकि तैयार लेखांकन सॉफ़्टवेयर वाली कंपनी में स्वचालन अपेक्षाकृत कम होता है और वातावरण सरल रहता है। कारण सीधा है: जितने अधिक कार्य एक-दूसरे से जुड़ें और जितनी अधिक प्रक्रियाएँ स्वचालित हों, उतनी ही अधिक जगहों पर नियंत्रण जाँचने पड़ते हैं।

तैयार लेखांकन पैकेज बनाम ERP

सॉफ़्टवेयर के भीतर क्या होता है: तीन मुख्य काम

चाहे सॉफ़्टवेयर किसी भी प्रकार का हो, NIOS के अनुसार उसके भीतर तीन बुनियादी काम होते हैं। पहला, लेखांकन दस्तावेज़ तैयार करना: रोकड़ रसीद, बिल, इनवॉइस और वाउचर। दूसरा, लेन-देन दर्ज करना, जहाँ हर खाते और हर तरह के लेन-देन को अलग कोड मिलता है और खाते शुरू से समूहों में रखे जाते हैं। तीसरा, तलपट और वित्तीय विवरण बनाना: प्रविष्टि के बाद आँकड़ा खातों में स्वतः पहुँचता है और उसी से तलपट, व्यापार खाता, लाभ-हानि खाता और चिट्ठा बनाए जाते हैं।

इस ढाँचे से यह भी समझ आता है कि सॉफ़्टवेयर लगाने से पहले क्या तय करना पड़ता है। NIOS इसे 'लेखांकन ढाँचा' कहती है: खातों का कोड, समूह और लेखांकन सिद्धांत। ढाँचा तय हो तो पैकेज उसमें बैठता है; ढाँचा न हो तो सबसे महँगा पैकेज भी अव्यवस्थित रिपोर्ट देगा।

सामान्य कार्य-क्रम (विश्लेषण, किसी एक उत्पाद का वर्णन नहीं): संस्था का प्रोफ़ाइल बनाना, खातों के समूह और खाते तय करना, प्रारंभिक शेष भरना, वाउचर के प्रकार तय करना, रोज़ के वाउचर दर्ज करना, तलपट मिलाना, वित्तीय विवरण निकालना और बैकअप लेना। यह क्रम लगभग हर पैकेज में दिखता है, केवल नाम और मेनू बदलते हैं।

अंकेक्षक की नज़र: कौन-सा सॉफ़्टवेयर, कहाँ चलता है, किसके पास है

ICAI अंकेक्षक से कहती है कि वह संस्था का स्वचालित वातावरण समझे और दर्ज करे। इसमें ये बिंदु आते हैं: कौन-कौन से सूचना-तंत्र उपयोग में हैं, उनका उद्देश्य (वित्तीय या गैर-वित्तीय), आईटी तंत्र की स्थिति (स्थानीय या वैश्विक), संरचना (डेस्कटॉप, क्लाइंट-सर्वर, वेब, क्लाउड), संस्करण (क्योंकि एक ही अनुप्रयोग के अलग संस्करणों में कार्य और जोखिम अलग हो सकते हैं), तंत्रों के बीच इंटरफ़ेस, इन-हाउस या पैकेज्ड, बाहर कराए गए आईटी कार्य और प्रमुख व्यक्ति।

यह सूची पैकेजों के बारे में दो सबक देती है। पहला, 'कौन-सा सॉफ़्टवेयर' का उत्तर केवल नाम नहीं है; संस्करण, संरचना और रखरखाव किसके हाथ में है, यह भी आवश्यक है। दूसरा, जब रखरखाव बाहर की एजेंसी करती है तो जोखिम उसी हिसाब से बदलते हैं।

ऑडिट ट्रेल की मार्गदर्शिका में एक व्यावहारिक बात आती है: यदि भारत में पंजीकृत कंपनी का लेखांकन सॉफ़्टवेयर भारत से बाहर रखा जाता है तब भी ऑडिट ट्रेल की आवश्यकता लागू रहती है। साथ ही, इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखी बहियों का बैकअप, बाहर रखे आँकड़ों सहित, भारत में भौतिक रूप से स्थित सर्वर पर प्रतिदिन रखना होता है। इसलिए क्लाउड या बाहरी सेवा चुनने से कानूनी दायित्व समाप्त नहीं होते। यह नियम कंपनियों पर है और 1 अप्रैल 2023 से शुरू वित्त वर्ष से ऑडिट ट्रेल वाला सॉफ़्टवेयर ही उपयोग करना अनिवार्य है (अधिसूचना G.S.R. 235(E), 31 मार्च 2022)।

चयन के आधार: कौन-सा पैकेज किसके लिए ठीक

किसी पैकेज को 'सर्वश्रेष्ठ' कहना परीक्षा-उत्तर में भी ग़लत है और व्यवहार में भी, क्योंकि ज़रूरतें संस्था के हिसाब से बदलती हैं। नीचे की तालिका में वे कसौटियाँ हैं जिन पर किसी भी पैकेज को परखा जा सकता है। हर कसौटी के पीछे का कारण ICAI या NIOS से लिया गया है; कसौटियों का यह समूह विश्लेषण है।

पैकेज चुनते समय परखने की कसौटियाँ (विश्लेषण)

पैकेज में नियंत्रण कैसे दिखते हैं

किसी भी पैकेज को चुनने के बाद असली प्रश्न यह है कि उसके भीतर नियंत्रण कैसे चलेंगे। ICAI दो स्तर बताता है। पहला स्तर सामान्य आईटी नियंत्रण का है: डेटा-केंद्र और नेटवर्क संचालन (जिसमें बैकअप और आपदा-पुनर्प्राप्ति आते हैं), प्रोग्राम-परिवर्तन, पहुँच-सुरक्षा तथा अनुप्रयोग का अधिग्रहण-विकास-रखरखाव। पैकेज के संदर्भ में इसका अर्थ है कि नया संस्करण लगाने से पहले जाँच-परीक्षण हो, कौन-सा उपयोगकर्ता क्या कर सकता है यह तय हो, और बैकअप नियमित तथा सुरक्षित रहे।

दूसरा स्तर अनुप्रयोग नियंत्रण का है, जो पैकेज के भीतर ही बने होते हैं: इनपुट की वैधता जाँच, क्रम-संख्या की जाँच, उपयोगकर्ता-सीमा, तर्कसंगतता जाँच और अनिवार्य फ़ील्ड। उदाहरण के लिए वाउचर में तिथि खाली हो तो प्रविष्टि न बने, या नकद भुगतान की राशि किसी तय सीमा से ऊपर जाए तो अनुमोदन माँगा जाए। ICAI यह भी कहता है कि स्वचालित नियंत्रणों की भरोसेमंदी सामान्य आईटी नियंत्रणों के प्रभावी होने पर टिकी रहती है; यदि वे कमज़ोर हों तो अंकेक्षक सिस्टम पर कम भरोसा करके अधिक विस्तृत जाँच करता है।

इसलिए 'पैकेज अच्छा है' का अर्थ केवल सुविधाओं की सूची नहीं है। अच्छा पैकेज वह है जिसके नियंत्रण संस्था की कार्य-पद्धति से मेल खाएँ और जिनके सही चलने का प्रमाण (ऑडिट ट्रेल, पहुँच-लॉग, बैकअप-रिकॉर्ड) उपलब्ध हो।

पैकेज लागू करने के चरण (विश्लेषण)

नीचे का क्रम किसी एक उत्पाद का नहीं, सामान्य अनुभव का सार है और इसे समझाने के लिए दिया गया है। चरण 1, ज़रूरत तय करना: कौन-से लेन-देन, कितनी शाखाएँ, कौन-सी रिपोर्ट और कौन-सा कानूनी अनुपालन। चरण 2, लेखांकन ढाँचा बनाना: खातों के कोड और समूह, यही NIOS की 'पहली बुनियादी आवश्यकता' है। चरण 3, पैकेज चुनना: ऊपर की कसौटियों पर, भारित अंक-तालिका से। चरण 4, पहुँच और भूमिकाएँ तय करना: कौन प्रविष्टि, कौन अनुमोदन, कौन रिपोर्ट देखेगा।

चरण 5, प्रारंभिक शेष और मास्टर भरना: खातों की सूची और प्रारंभिक शेष, जिसे दो बार जाँचना चाहिए क्योंकि इसी से आगे की हर रिपोर्ट बनती है। चरण 6, प्रशिक्षण: NIOS प्रशिक्षण की लागत को सीमा के रूप में गिनाती है, इसलिए इसे बजट में रखना पड़ता है। चरण 7, कुछ समय तक पुराने और नए तंत्र का मिलान: दोनों के तलपट की तुलना। चरण 8, नियमित बैकअप और समीक्षा: कंपनियों के लिए बैकअप भारत में स्थित सर्वर पर दैनिक रखना होता है।

इस क्रम में एक बात बार-बार लौटती है: तकनीक अंतिम चरण नहीं, बीच का साधन है। ढाँचा, भूमिकाएँ और नियंत्रण पहले आते हैं। जो संस्थाएँ पहले पैकेज खरीदती हैं और ढाँचा बाद में सोचती हैं, वे आम तौर पर रिपोर्टों की भिन्नता और पहुँच-संबंधी चूक से जूझती हैं (यह अनुभव-आधारित अनुमान है)।

मुख्य तथ्य

लेखांकन सॉफ़्टवेयर की परिभाषा

लेखा-बहियों की प्रविष्टि, रखरखाव और रिपोर्टिंग वाला प्रोग्राम; कार्यक्षमता उत्पाद-दर-उत्पाद अलग (ICAI मार्गदर्शिका)

सॉफ़्टवेयर के बुनियादी काम

दस्तावेज़ तैयार करना, लेन-देन दर्ज करना, तलपट और वित्तीय विवरण (NIOS)

वातावरण समझने के बिंदु

संरचना (डेस्कटॉप, क्लाइंट-सर्वर, वेब, क्लाउड), संस्करण, इन-हाउस या पैकेज्ड, बाहरी आईटी सेवाएँ (ICAI)

ऑडिट ट्रेल वाला सॉफ़्टवेयर

कंपनियों के लिए 1 अप्रैल 2023 या उसके बाद शुरू वित्त वर्ष से अनिवार्य

अधिसूचना

G.S.R. 235(E), 31 मार्च 2022

परीक्षा में आम ग़लतियाँ

कार्य-उदाहरण (कल्पित): भारित अंक-तालिका से पैकेज की तुलना

केस स्टडी (कल्पित): सीकर की एक किसान उत्पादक कंपनी और नया सॉफ़्टवेयर

अभ्यास प्रश्न (अपने)

उत्तर कैसे लिखें (10 अंक, 100 शब्द)

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