Official Letter, Demi-Official, Office Memorandum and Report
Part C का दूसरा बिंदु चार प्रारूप एक साथ गिनाता है — Official Letter, Demi-Official, Official Memorandum और Report Writing, लगभग 150 शब्दों में। प्रश्न में इनमें से कोई एक आएगा, इसलिए चारों का ढाँचा पता होना चाहिए, भले ही लिखना एक ही हो।
चारों प्रारूप एक साथ
ये चारों वही प्रारूप हैं जो इकाई I के भाग स में हिंदी में आते हैं — सरकारी पत्र, अर्द्धशासकीय पत्र, कार्यालय ज्ञापन और प्रतिवेदन। इसलिए जिसने हिंदी वाला भाग तैयार कर लिया है, उसे यहाँ ढाँचा दोबारा नहीं सीखना, केवल अंग्रेज़ी के निश्चित वाक्यांश याद करने हैं।
अंग्रेज़ी सरकारी पत्राचार की भाषा में कुछ वाक्यांश लगभग तयशुदा हैं, और परीक्षक उन्हीं को देखकर पहचानता है कि अभ्यर्थी को प्रारूप आता है। ‘I am directed to say that…’, ‘Yours faithfully’, ‘Copy forwarded for information and necessary action’ — ये अपने-अपने प्रारूप की पहचान हैं।
चारों का अंतर — एक नज़र में
| Format | किससे किसको | Salutation | Subscription | पहचान वाला वाक्यांश |
|---|---|---|---|---|
| Official Letter | एक कार्यालय से दूसरे कार्यालय को | Sir, / Madam, | Yours faithfully, | “I am directed to invite a reference to…” |
| Demi-Official (D.O.) | एक अधिकारी से दूसरे अधिकारी को, व्यक्तिगत रूप से | Dear Shri …, | Yours sincerely, | “I shall be grateful if you could look into this personally.” |
| Office Memorandum | समान स्तर के विभागों के बीच | कोई नहीं | कोई नहीं | “The undersigned is directed to state that…” |
| Report | जाँच करने वाले से आदेश देने वाले अधिकारी को | कोई नहीं | हस्ताक्षर और पदनाम | “The Committee was constituted vide order dated…” |
Office Memorandum में न salutation आता है न subscription — और यही उसे official letter से अलग करता है। D.O. अकेला है जिसमें ‘I’ चलता है।
Model — Official Letter
- No.
- F. 7 (12) Edu/Sanction/2026-27/418
- From
- The District Education Officer (Secondary), District — (name)
- To
- The Director, Secondary Education Department, Rajasthan, Bikaner
- Dated
- 12 August 2026
- Subject
- Administrative sanction for construction of additional classrooms.
- Body
- Sir, I am directed to invite a reference to the enclosed inspection report and to state that enrolment in seven Government Senior Secondary Schools of this district has risen by about eighteen per cent this session, while the number of classrooms has not increased correspondingly. Several classes are consequently being held in verandahs. The inspection team has assessed a requirement of fourteen additional classrooms. Adequate undisputed land is available within the school premises, and a detailed estimate is enclosed. It is therefore requested that administrative sanction may kindly be accorded so that the work can be completed before the next session begins. Yours faithfully, (Signature) (Name) District Education Officer (Secondary)
- Copy
- Copy forwarded for information and necessary action to: 1. The District Collector, (name). 2. The Executive Engineer, PWD, (name).
Model — Office Memorandum
- Government
- Government of Rajasthan Department of Personnel
- Heading
- OFFICE MEMORANDUM
- No. and date
- F. 6 (9) DOP/Training/2026 — Jaipur, 19 August 2026
- Subject
- Foundation training programme for newly appointed State Service officers.
- Body
- The undersigned is directed to state that the foundation training programme for officers appointed to the State Services during 2026 is proposed to be held from 1 October 2026 to 30 November 2026. All administrative departments are accordingly requested to furnish, by 10 September 2026, a list of newly appointed officers working under them, together with their places of posting, so that nominations may be finalised in time. It is further clarified that requests for exemption from the programme will not ordinarily be entertained. (Signature) (Name) Joint Secretary to the Government
- Forwarded to
- 1. All Administrative Departments, Secretariat, Jaipur. 2. The Director, HCM RIPA, Jaipur.
Demi-Official और Report
Demi-Official और Report के पूरे नमूने हिंदी वाले पृष्ठों पर विस्तार से दिए गए हैं, और उनका ढाँचा दोनों भाषाओं में एक ही है। अंग्रेज़ी में लिखते समय केवल इतना ध्यान रखिए — D.O. में salutation ‘Dear Shri …’ और subscription ‘Yours sincerely’ आएगा, पता पत्र के नीचे बाईं ओर आएगा, और पूरा पत्र ‘I’ में लिखा जाएगा। Report में salutation नहीं आएगा और क्रम वही रहेगा: introduction, procedure, findings, conclusions, recommendations.
150 शब्द बहुत कम हैं — ढाँचा पूरा, विषय-वस्तु छोटी
इस बिंदु की शब्द-सीमा लगभग 150 शब्द है, और उसमें प्रारूप के सारे अंग भी आने हैं। इसलिए विषय-वस्तु दो छोटे paragraphs से अधिक नहीं होनी चाहिए। जो अभ्यर्थी विषय-वस्तु लंबी लिख देते हैं, उनके पास subscription, हस्ताक्षर और copy लिखने की जगह ही नहीं बचती — और अंक उन्हीं अंगों पर थे।
इन्हीं प्रारूपों के विस्तृत हिंदी पृष्ठ
किन परीक्षाओं में पूछा जाता है
| परीक्षा | कहाँ पूछा जाता है |
|---|---|
| RSSB CET स्नातक स्तर | प्रश्न-पत्र 150 प्रश्न / 300 अंक / 3 घंटे · General English में ‘Letter writing : Official, Demi-official, Informal (01-07-2026 की विस्तृत विज्ञप्ति के अनुसार; 2024 के पाठ्यक्रम में यहाँ Circulars and Notices था)’ · आयोग का नोट — पत्र-लेखन के प्रश्न पत्र की संरचना पर वस्तुनिष्ठ रूप में भी पूछे जाएँगे — पाठ्यक्रम दिनांक 06-08-2024 · विषयवार प्रश्न-संख्या आयोग द्वारा प्रकाशित नहीं |
| RSSB CET वरिष्ठ माध्यमिक (12वीं) स्तर | प्रश्न-पत्र 120 प्रश्न / 240 अंक / 2 घंटे 30 मिनट · General English में ‘Knowledge of writing letters: Official, Demi-Official, Informal (23-06-2026 की विस्तृत विज्ञप्ति के अनुसार; 2024 के पाठ्यक्रम में यहाँ Circulars and Notices था)’ — पाठ्यक्रम दिनांक 29-08-2024 · विषयवार प्रश्न-संख्या आयोग द्वारा प्रकाशित नहीं |
| RPSC RAS मुख्य परीक्षा | प्रश्न-पत्र IV, इकाई II (General English) का Part C — Composition & Letter Writing · ‘Writing: Official Letter / Demi-Official / Official Memorandum / Report Writing (approximately 150 words)’ · 20 अंक वाले भाग का एक बिंदु — पाठ्यक्रम दिनांक 09-01-2026 |
यहाँ केवल वही परीक्षा दी गई है जिसका आधिकारिक पाठ्यक्रम पढ़ा जा चुका है।
स्रोत और सामग्री के बारे में
यह पृष्ठ RPSC के आधिकारिक पाठ्यक्रम एवं परीक्षा योजना, दिनांक 09-01-2026 पर आधारित है। आयोग का नोट भी ध्यान रखिए — परीक्षा योजना केवल सामान्य मार्गदर्शन के लिए है, अंक और प्रश्न-संख्या में बदलाव संभव है। इस पृष्ठ के सभी passage, वाक्य और नमूना उत्तर पढ़ाने के लिए स्वयं तैयार किए गए हैं।
CET में यह अध्याय वस्तुनिष्ठ रूप में भी पूछा जाता है
RSSB के स्नातक स्तर के पाठ्यक्रम में पत्र-लेखन के आगे एक नोट है — ‘Questions on letter writing will also be objective regarding the structure of a letter.’ इसका सीधा अर्थ यह है कि CET में आपसे पूरा पत्र लिखवाया नहीं जाएगा, बल्कि पत्र की संरचना पर बहुविकल्पीय प्रश्न पूछे जाएँगे — जैसे ‘कार्यालय आदेश में संबोधन होता है या नहीं’, या ‘अर्द्धशासकीय पत्र का समापन क्या होता है’। इसीलिए इन पृष्ठों पर हर प्रारूप के अंग क्रम संख्या के साथ तालिका में दिए गए हैं। RAS मुख्य परीक्षा के लिए वही तालिका पूरा पत्र लिखने का ढाँचा बन जाती है, और CET के लिए वही तालिका सीधे प्रश्न का उत्तर है — एक ही सामग्री, दो तरह से काम आती है।